Regulamin korzystania z usług coworkingowych i sal konferencyjnych Wellcome Office – coworking space

§ 1
Postanowienia wstępne

  1. Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z usług świadczonych przez Revest Investments Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach w biurze coworkingowym „Wellcome Office – coworking space”, znajdującym się w Katowicach przy ul. Kościuszki 55 lokale 3,4,5,6,9.
  2. We wszelkich sprawach związanych z realizacją usług określonych niniejszym Regulaminem należy kontaktować się:
    1. Telefonicznie – pod numerem telefonu +48 796 889 689;
    2. Listownie – pod adresem: Revest Investments Sp. z o.o., ul. Jana Matejki 4/2, 40-077 Katowice;
    3. E-mailowo – pod adresem: hello@wellcome-office.com;

§ 2
Definicje

Ilekroć w niniejszym Regulaminie użyte zostaną niżej wymienione pojęcia rozumie się przez to:

  1. Dni robocze – każdy dzień kalendarzowy poza sobotą, niedzielą oraz dniami ustawowo wolnymi od pracy;
  2. Gość – osoba fizyczna, która została zaproszona przez Użytkownika do Przestrzeni coworkingowej lub Sali konferencyjnej, która:
    1. nie jest osobą reprezentującą lub członkiem organu Użytkownika niebędącego osobą fizyczną;
    2. którą nie łączy z Usługodawcą żaden stosunek prawny, na podstawie którego byłaby uprawniona do korzystania z Przestrzeni coworkingowej lub Sal konferencyjnych.
  3. Informacje poufne – wszelkie informacje o charakterze organizacyjnym, handlowym, finansowym, ekonomicznym, technicznym i prawnym dotyczące Użytkowników lub Gości, a w szczególności informacje o prowadzonej działalności, o ich klientach oraz fakcie korzystania z usług Revest Investments z wyjątkiem informacji, które w momencie ujawnienia są publicznie dostępne; które po ich ujawnieniu staną się publicznie dostępne poprzez zgodne z prawem i prawidłowe rozpowszechnienie; których ujawnienie jest wymagane z mocy prawa lub co do których ujawnienia uzyskano zgodę Użytkownika lub Gościa, którego te informacje dotyczą.
  4. Karta dostępu – przypisana do Użytkownika karta elektroniczna zawierająca cyfrowy klucz umożliwiający dostęp do pomieszczeń Przestrzeni coworkingowej oraz do Sal konferencyjnych;
  5. Przestrzeń coworkingowa – przygotowana powierzchnia biurowa mieszcząca się w budynku położonym w Katowicach, przy ul. Kościuszki 55 lok. 3, 5, 6, składająca się z pomieszczeń coworkingowych, prywatnych przestrzeni, wspólnej przestrzeni relaksacyjnej (chillout room), kuchni oraz łazienki.
  6. Pakiet coworkingowy – szczegółowy zakres usług oraz dostępu do pomieszczeń Przestrzeni coworkingowej i Sal konferencyjnych wykupiony przez Użytkownika, stanowiący załącznik do zawartej między nim a Usługodawcą umowy.
  7. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
  8. Sale konferencyjne – w pełni wyposażone sale spotkań, przeznaczone maksymalnie od 4 do 50 osób (w zależności od konkretnej Sali) znajdujące się w budynku położonym w Katowicach, przy ul. Kościuszki 55 lok. 3, 4, 6 i 9.
  9. Stanowisko coworkingowe – wydzielone z Przestrzeni coworkingowej stanowisko w którego skład wchodzi powierzchnia użytkowa wynosząca ok. 3,00 m2, biurko oraz krzesło.
  10. Usługodawca lub Revest Investments –Revest Investments Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach (40-077), przy ul. Jana Matejki 4/2, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Katowice-Wschód w Katowicach VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000725442, posiadająca nr NIP 6342927387, REGON 369914429,o kapitale zakładowym: 1.000.000,00 zł, świadcząca usługi coworkingowe pod marką Wellcome Office;
  11. Użytkownik – osoba fizyczna, uprawniona do korzystania z Przestrzeni coworkingowej lub Sal konferencyjnych na podstawie łączącego ją z Usługodawcą stosunku prawnego lub wskazana jako Użytkownik w umowie zawartej pomiędzy Usługodawcą a osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność do czynności prawnych.

§ 3
Postanowienia ogólne

  1. Korzystanie przez Użytkownika z Przestrzeni coworkingowej (w tym Stanowiska coworkingowego), Sal konferencyjnych oraz innych usług możliwe jest wyłącznie zgodnie z zawartą z Usługodawcą umową.
  2. Przestrzeń coworkingowa i Sale konferencyjne zaopatrzone są we wszystkie niezbędne do ich wykorzystania media (elektryczność, woda ciepła, zimna wraz z kanalizacją, ogrzewanie, sieć Internet) oraz instalacje komunalne, a także są w pełni urządzone i umeblowane stosownie do charakteru ich użytkowania.
  3. Korzystanie z pomieszczeń Przestrzeni coworkingowej i Sal konferencyjnych powinno następować zgodnie z zawartą umową, niniejszym Regulaminem, z ich przeznaczeniem oraz z wymogami prawidłowej eksploatacji, a w szczególności zgodnie z obowiązującymi zasadami bezpieczeństwa pożarowego i BHP.
  4. Zakres dostępu do Przestrzeni coworkingowej oraz świadczonych usług wynika z wykupionego przez Użytkownika Pakietu coworkingowego.
  5. W przypadku Użytkowników posiadających wykupiony Pakiet coworkingowy uprawniający do korzystania z usług coworkingowych przez okres dłuższy niż 2 tygodnie dostęp do poszczególnych pomieszczeń Przestrzeni coworkingowej i Sal konferencyjnych uzyskiwany jest za pomocą ważnej karty dostępu. Pozostali Użytkownicy oraz Goście wpuszczani są do pomieszczeń Przestrzeni coworkingowej oraz Sal konferencyjnych przez przedstawicieli lub pracowników Revest Investments Sp. z o.o.
  6. Na terenie Przestrzeni coworkingowej i Sal konferencyjnych funkcjonuje 24-godzinny monitoring wizyjny obejmujący części wspólne tj. Korytarze budynku przy ul. Kościuszki 55. Ze strefy nagrywania wyłączone są stanowiska coworkingowe, łazienki oraz przestrzeń ekranu rzutnika w salach konferencyjnych.
  7. Usługodawca umożliwia skorzystanie przez Użytkowników z zabezpieczonych szafek zamykanych na klucz na ich własne ryzyko i odpowiedzialność. Usługodawca nie odpowiada za rzeczy tam pozostawione przez Użytkowników.
  8. Każdy Użytkownik zapraszający Gości do Przestrzeni Coworkingowej lub Sal konferencyjnych zobowiązany jest do zapoznania ich z treścią niniejszego Regulaminu.

§ 4
Karty dostępu

  1. Użytkownik posiadający wykupiony Pakiet coworkingowy uprawniający do korzystania z usług coworkingowych przez okres dłuższy niż 2 tygodnie otrzymuje od Usługodawcy do korzystania  kartę dostępu.
  2. Karta dostępu umożliwia dostęp do poszczególnych pomieszczeń Przestrzeni coworkingowej oraz Sal konferencyjnych zgodnie z wykupionym przez Użytkownika Pakietem coworkingowym. Każdorazowe wejście i wyjście z poszczególnych pomieszczeń Przestrzeni coworkingowej i Sal konferencyjnych wymaga przyłożenia karty dostępu do czytnika znajdującego się przed wejściem i wyjściem z danego pomieszczenia.
  3. Każde użycie danej karty dostępu jest monitorowane i zapisywane cyfrowo.
  4. Kartą dostępu może posługiwać się wyłącznie Użytkownik, do którego została ona przypisana. Zabronione jest udostępnianie karty dostępu innym Użytkownikom, Gościom lub osobom trzecim.
  5. Każdy Użytkownik zobowiązany jest do zwrotu przekazanej mu karty dostępu najpóźniej w dniu, w którym rozwiązaniu ulega zawarta pomiędzy nim a Usługodawcą umowa.
  6. W przypadku odmowy zwrotu karty dostępu, jej zgubienia lub zniszczenia Użytkownik zobowiązany jest do zapłaty na rzecz Usługodawcy kwoty 50 PLN.

§ 5
Zasady korzystania z Przestrzeni coworkingowej

  1. Użytkownicy posiadający wykupiony Pakiet coworkingowy uprawniający do korzystania z usług coworkingowych przez okres 2 tygodni lub krótszy uprawnieni są do korzystania z Przestrzeni coworkingowej w dni robocze w godzinach między 8:00 a 19:00.
  2. Użytkownicy posiadający wykupiony Pakiet coworkingowy uprawniający do korzystania z usług coworkingowych przez okres dłuższy niż 2 tygodnie otrzymują nieograniczony dostęp do pomieszczeń Przestrzeni coworkingowej przez całą dobę, 7 dni w tygodniu.
  3. Użytkownicy mogą zaprosić do Przestrzeni coworkingowej nie więcej niż 2 (dwóch) Gości jednoczasowo na czas nie dłuższy niż 1 godzina dziennie. Przekroczenie tych limitów może nastąpić wyłącznie za uprzednią zgodą Revest Investments Sp. z o.o., o ile nie będzie to uciążliwe dla pozostałych Użytkowników.
  4. Zaproszonych Gości powinno się przyjmować w sposób nieutrudniający innym Użytkownikom pracy, w miarę możliwości poza pomieszczeniem ze Stanowiskami coworkingowymi.

§ 6
Zasady korzystania z Sal konferencyjnych

  1. Z Sal konferencyjnych mogą korzystać Użytkownicy oraz zaproszeni przez Użytkowników Goście.
  2. Użytkownik uprawniony jest do korzystania z określonej Sali konferencyjnej zgodnie z wykupionym Pakietem coworkingowym lub zgodnie z wykupioną rezerwacją.
  3. Goście uprawnieni są do korzystania z Sal konferencyjnych wyłącznie w obecności zapraszającego Użytkownika.
  4. Rezerwacja Sali konferencyjnej odbywa się poprzez portale lub systemy rezerwacyjne, kontakt mailowy, telefoniczny lub osobiście. Potwierdzeniem rezerwacji jest realizacja przedpłaty w wysokości 30% wartości rezerwacji na numer rachunku bankowego Revest Investments Sp. z o.o.
  5. Rezerwacje sal konferencyjnych przyjmowane są na minimum 24 godziny przed planowanym wydarzeniem.
  6. Rezerwacja może być dokonywana tylko na pełne godziny zegarowe.
  7. Pierwszeństwo rezerwacji terminu wynajęcia Sali konferencyjnej przysługuje Użytkownikom posiadającym wykupiony Pakiet coworkingowy na okres dłuższy niż 2 tygodnie.
  8. Niedopuszczalne jest odstępowanie godzin przysługujących Użytkownikom w ramach wykupionego Pakietu coworkingowego innym Użytkownikom lub osobom trzecim.
  9. Przekroczenie zarezerwowanego czasu korzystania z Sali konferencyjnej możliwe jest wyłącznie w braku innych rezerwacji w tym czasie.
  10. Wszelkie zmiany terminu rezerwacji lub konieczność przedłużenia czasu korzystania z Sali konferencyjnej wymagają wcześniejszego kontaktu z Revest Investments Sp. z o.o. nie później niż na 3 dni przed planowanym terminem rezerwacji.
  11. Zabrania się organizacji w Salach konferencyjnych wszelkiego rodzaju spotkań, wydarzeń, prezentacji lub sprzedaży mogących swoim charakterem godzić w dobre imię Revest Investments lub naruszać powszechnie obowiązujące przepisy prawa, ogólnie przyjęte normy społeczne i dobre obyczaje, a w szczególności:
    1. prezentacji lub sprzedaży produktów lub usług opierających się o strukturę piramidy finansowej lub z wykorzystaniem marketingu wielopoziomowego,
    2. spotkań lub wydarzeń grup pozwalających totalitarne metody i praktyki działania nazizmu, faszyzmu i komunizmu, stosowanie przemocy w celu zdobycia władzy lub wpływu na politykę, lub które popierają lub dopuszczają dyskryminację w życiu politycznym, społecznym lub gospodarczym z jakiejkolwiek przyczyny.
  12. W przypadku, gdy Usługodawca uzyska informacje, że organizowane przez Użytkownika spotkanie, wydarzenie, prezentacja lub sprzedaż mogą zostać przeprowadzone w okolicznościach, o których mowa w ust. 11, Revest Investments może dokonaną rezerwację anulować i odmówić udostępnienia Sal konferencyjnych Użytkownikowi we wskazanym przez niego celu.

§ 7
Obowiązki Użytkowników i Gości oraz przepisy porządkowe

  1. Użytkownicy oraz Goście korzystający z Przestrzeni coworkingowej i Sal konferencyjnych zobowiązani są do przestrzegania postanowień niniejszego Regulaminu.
  2. W Przestrzeni coworkingowej i Salach konferencyjnych obowiązują następujące przepisy porządkowe:
    1. wszyscy Użytkownicy oraz Goście bezwzględnie zobowiązani są przestrzegać zasad BHP oraz przepisów przeciwpożarowych w trakcie korzystania z Przestrzeni coworkingowej i Sal konferencyjnych;
    2. korzystanie z Przestrzeni coworkingowej i Sal konferencyjnych powinno przebiegać z poszanowaniem znajdujących się tam osób i mienia oraz odbywać się w ciszy i spokoju;
    3. korzystanie z sieci elektrycznych, gazowych, wodnych, komputerowych, telefonicznych powinno przebiegać w sposób niepowodujący ich zniszczenia, zanieczyszczenia, przeciążenia albo innego uszkodzenia uniemożliwiającego ich użytkowanie;
    4. telefony komórkowe Użytkowników i Gości powinny być wyciszone, a wykonywanie połączeń telefonicznych może odbywać się wyłącznie w miejscu do tego wyznaczonym;
    5. w trakcie korzystania z wspólnych części Przestrzeni coworkingowej należy powstrzymać się od wygłaszania nieprzychylnych opinii i komentarzy w stronę innych osób oraz wdawania się w dyskusje, które w jakikolwiek sposób mogłyby negatywnie wpłynąć na ich pracę;
    6. należy powstrzymywać się od wszelkich działań uniemożliwiających bądź utrudniających korzystanie z Przestrzeni coworkingowej lub Sal konferencyjnych innym osobom;
    7. ciepłe posiłki należy przygotowywać i spożywać wyłącznie w kuchni;
    8. na terenie Przestrzeni coworkingowej i Sal konferencyjnych zabronione jest składowanie wszelkich przedmiotów wielkogabarytowych, niebezpiecznych, łatwopalnych lub takich, których przechowywanie wymaga specjalnych warunków bez uprzedniej pisemnej zgody Usługodawcy. Przedmioty te mogą być przez Revest Investments Sp. z o.o. usunięte i/lub przekazane do składowania na koszt i niebezpieczeństwo naruszającego powyższy zakaz Użytkownika;
    9. każdy Użytkownik oraz Gość powinien dbać o czystość i należyty stan Przestrzeni coworkingowej, Sal konferencyjnych oraz ich wyposażenia;
    10. wszystkie zauważone uszkodzenia lub zniszczenia w Przestrzeni coworkingowej, Salach konferencyjnych lub w ich wyposażeniu powinny być niezwłocznie zgłaszane przedstawicielom Usługodawcy;
    11. wszelkie zapotrzebowania lub braki w materiałach zużywalnych (kawa, papier toaletowy etc.) należy zgłaszać przedstawicielom Usługodawcy;
    12. na terenie Przestrzeni coworkingowej oraz Sal konferencyjnych zabronione jest korzystanie, spożywanie lub przebywanie pod wpływem alkoholu, narkotyków lub innych środków odurzających, a także palenie tytoniu lub e-papierosów;
    13. na terenie Przestrzeni coworkingowej oraz Sal konferencyjnych zabronione przebywanie jakichkolwiek zwierząt bez uprzedniej pisemnej zgody Usługodawcy;
    14. zabronione jest odstępowanie lub udostępnianie innym osobom przyznanych przez Usługodawcę haseł dostępowych do sieci Internet.
  3. Zarówno Użytkownicy, jak i Goście zobowiązani są do zachowania w poufności i nieujawniania osobom trzecim wszelkich informacji i danych zasłyszanych lub uzyskanych w jakikolwiek inny sposób od innych Użytkowników lub Gości, stanowiących ich tajemnicę przedsiębiorstwa lub Informacje poufne.

§ 8
Odpowiedzialność Użytkowników i Gości

  1. Użytkownik lub Gość łamiący postanowienia niniejszego Regulaminu może zostać upomniany, a w przypadku kontynuowania naruszeń natychmiastowo wyproszony z Przestrzeni coworkingowej lub Sali konferencyjnej. Użytkownikowi, który został wyproszony z tej przyczyny nie przysługuje zwrot pieniędzy za niewykorzystane usługi.
  2. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za wszelkie szkody powstałe w Przestrzeni coworkingowej, Salach konferencyjnych, znajdującym się tam umeblowaniu lub innym mieniu z własnej winy lub wskutek rażącego niedbalstwa. Za wszelkie szkody powstałe z winy lub rażącego niedbalstwa Gości solidarną odpowiedzialność ponoszą Goście oraz zapraszający ich Użytkownicy.

§ 9
Odpowiedzialność Usługodawcy

  1. Usługodawca dochowuje należytej staranności w zabezpieczeniu Przestrzeni coworkingowej i Sal konferencyjnych przed nieuprawnionym dostępem osób trzecich, jednakże nie odpowiada za pozostawione tam jakiekolwiek rzeczy Użytkowników lub ich Gości.
  2. Usługodawca zapewnia utrzymanie w należytej kondycji systemów związanych z doprowadzeniem i odprowadzeniem mediów (energii elektrycznej, ciepłej i zimnej wody, kanalizacji) oraz zapewnia prawidłowe funkcjonowanie sieci informatycznej w Przestrzeni coworkingowej i Salach konferencyjnych, jednakże za szkody powstałe na skutek ich czasowego braku funkcjonalności powstałego z powodów niezależnych od Revest Investments (np. przyczyn leżących po stronie dostawcy mediów lub Internetu, z przyczyn technicznych, awarii lub siły wyższej), Usługodawca nie odpowiada.
  3. Za wszelkie szkody wynikłe z czasowego braku możliwości korzystania z Przestrzeni coworkingowej, Sal konferencyjnych lub znajdującego się tam sprzętu powstałe z powodów niezależnych od Revest Investments (np. z przyczyn technicznych, awarii lub siły wyższej), Usługodawca nie odpowiada.

§ 10
Przetwarzanie danych osobowych

  1. Usługodawca jest Administratorem Danych Osobowych Użytkowników i ich Gości w rozumieniu art. 4 pkt. 7 RODO.
  2. Usługodawca przetwarza następujące kategorie danych osobowych:
    1. Użytkowników – podstawowe dane identyfikacyjne, elektroniczne dane identyfikacyjne, wizerunek w obszarach monitoringu wizyjnego, dane dotyczące wejścia i wyjścia z Sal konferencyjnych oraz poszczególnych pomieszczeń w Przestrzeni coworkingowej;
    2. Gości – podstawowe dane identyfikacyjne, wizerunek w obszarach monitoringu wizyjnego.
  3. Usługodawca przetwarza dane osobowe:
    1. Użytkowników w następujących celach – wykonania zawartej z Użytkownikiem umowy, ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, celach analitycznych i marketingowych;
    2. Gości w następujących celach – ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
  4. Usługodawca przetwarza dane osobowe Użytkowników i Gości na podstawie ich zgody (art. 6 ust. 1 lit a RODO), gdy przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wykonania zawartej umowy (art. 6 ust. 1 lit b RODO), a także ze względu na prawnie uzasadnione interesy realizowane przez Usługodawcę (art. 6 ust. 1 lit f RODO).
  5. Dane osobowe Użytkowników i Gości udostępniane są jedynie podwykonawcom Usługobiorcy, czyli podmiotom, z usług których Usługodawca korzysta przy ich przetwarzaniu.
  6. Dane osobowe Użytkowników i Gości w zależności od kategorii danych osobowych przechowywane są przez czas trwania umowy łączącej Usługodawcę z Użytkownikiem, do końca okresu przedawnienia potencjalnych roszczeń wynikających z tej umowy, lub do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub cofnięcia udzielonej wcześniej zgody, a także gdy usługodawca uzna, że posiadane dane się zdezaktualizowały.
  7. Użytkownikom i Gościom przysługuje:
    1. prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
    2. prawo sprostowania (poprawiania) swoich danych;
    3. prawo do usunięcia danych oraz ograniczenia przetwarzania w zakresie, w jakim nie byłoby podstawy przetwarzania tych danych osobowych;
    4. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w zakresie danych pozyskiwanych na podstawie zgody lub ze względu na szczególną sytuację, która uzasadnia zaprzestanie przetwarzania danych objętych sprzeciwem;
    5. prawo do przenoszenia danych;
    6. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub innego właściwego organu nadzorczego;
    7. prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych.
    8. Podanie danych osobowych przez Użytkowników oraz Gości lub ich samodzielne uzyskanie przez Usługodawcę jest dobrowolne, jednakże ich niepodanie lub brak zgody na ich uzyskanie uniemożliwi realizację usług świadczonych przez Revest Investments.
  8. W procesie świadczenia usług przez Usługodawcę nie są podejmowane decyzje w sposób zautomatyzowany, a Użytkownicy i Goście nie są profilowani.
  9. Pełne informacje dotyczące ochrony i przetwarzania danych osobowych zarówno Użytkowników, jak i Gości zawarte są w Polityce prywatności dostępnej pod adresem wellcome-office.com/polityka-prywatnosci.

§ 11
Zmiana Regulaminu i postanowienia końcowe

  1. Każda zmiana niniejszego Regulaminu zostanie poprzedzona przesłaniem Użytkownikom wiadomości e-mail z informacją o zmianach oraz zamieszczeniem informacji o zmianach na stronie internetowej wellcome-office.com nie później niż na jeden miesiąc przed wejściem w życie tych zmian.
  2. Jeśli Użytkownik nie akceptuje zmian, o których mowa w ust. 1 może przed datą wejścia w życie zmian złożyć Usługodawcy oświadczenie o braku ich akceptacji. Złożenie takiego oświadczenia skutkować będzie rozwiązaniem wiążącej Usługodawcę i Użytkownika umowy:
    1. w przypadku Użytkownika, który zawarł z Revest Investments umowę na czas dłuższy niż jeden miesiąc – ze skutkiem wejścia w życie zmian Regulaminu;
    2. w przypadku Użytkownika, który zawarł z Revest Investments umowę na czas krótszy niż jeden miesiąc – ze skutkiem na następny dzień roboczy następujący po dniu doręczenia Revest Investments oświadczenia o braku akceptacji zmian Regulaminu.
  3. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 01.01.2021.